Politique de confidentialité

1 · Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données collectées via le site softsystem-ai.fr est :

• Soft'System AI SAS, société éditrice de la marque Soft'System AI
• Siège social · Toulouse, France (adresse complète à compléter)
• RCS Toulouse · numéro à compléter
• Contact RGPD · contact@softsystem-ai.fr

Soft'System AI SAS est en cours de constitution. Les informations administratives complètes seront publiées dès leur attribution officielle.

2 · Engagements fondateurs

Soft'System AI s'engage de manière opposable à respecter les quatre principes suivants, inscrits dans la charte fondatrice publique et repris dans chaque contrat de souscription :

• Pas d'API externe non européenne · les modèles d'intelligence artificielle invoqués sont hébergés exclusivement en Union européenne
• Pas d'extraction massive automatisée · les analyses sont réalisées exclusivement sur les éléments fournis par le client
• Pas de base de données externe · les données saisies par le client restent dans son instance dédiée
• 100 % RGPD compatible · hébergement, traitements et sous-traitants conformes au règlement européen

3 · Données collectées sur le site

Le site institutionnel softsystem-ai.fr collecte uniquement les données strictement nécessaires à son fonctionnement et à la prise de contact :

3.1 · Formulaires de contact et prise de rendez-vous

Lorsque vous nous contactez par courriel ou via Lemcal, nous collectons : nom, prénom, adresse courriel, nom de l'entreprise, contenu du message ou créneau souhaité. Ces données sont utilisées exclusivement pour répondre à votre demande et préparer l'échange commercial.

3.2 · Inscription à la bêta Aurora ou Orbit

L'inscription à la bêta des modules Aurora ou Orbit se fait via Lemcal. Les données collectées sont : nom, prénom, adresse courriel professionnelle, nom et taille de l'entreprise. Elles sont utilisées pour vous informer de l'ouverture de la bêta et organiser votre intégration.

3.3 · Logs techniques

L'hébergeur du site (O2switch, Clermont-Ferrand, France) collecte des logs techniques minimaux (adresse IP, date et heure de connexion, page consultée) pour les besoins de sécurité et de prévention de la fraude. Ces logs sont conservés 12 mois maximum.

4 · Bases légales des traitements

• Consentement · pour l'inscription à la bêta et toute communication marketing optionnelle
• Mesures précontractuelles · pour les demandes de devis, démos et premiers échanges commerciaux
• Intérêt légitime · pour les statistiques d'audience anonymisées et la prévention de la fraude
• Obligation légale · pour la conservation comptable et fiscale des échanges aboutissant à un contrat

5 · Durées de conservation

• Demandes de contact sans suite · 3 ans à compter du dernier échange
• Demandes de contact ayant abouti à un contrat · durée du contrat plus 5 ans (obligations légales)
• Inscriptions bêta · jusqu'à l'ouverture effective de la bêta concernée, puis transfert vers le statut client
• Logs techniques d'hébergement · 12 mois maximum
• Cookies techniques (le cas échéant) · durée de la session, supprimés à la fermeture du navigateur

6 · Destinataires des données

Vos données personnelles ne sont jamais cédées, vendues ni louées à des tiers. Elles peuvent être communiquées exclusivement aux personnes suivantes, dans le cadre strict de la finalité du traitement :

• Les collaborateurs habilités de Soft'System AI SAS (équipe commerciale, support, fondateurs)
• Les sous-traitants techniques européens, soumis à un accord de traitement des données conforme au RGPD : hébergeur O2switch (France), service de prise de rendez-vous Lemcal (Union européenne), outil de gestion de courriel transactionnel européen

Aucun transfert de données personnelles hors Union européenne n'est effectué dans le cadre du site institutionnel.

7 · Cookies et traceurs

Le site softsystem-ai.fr n'utilise aucun cookie de mesure d'audience (type Google Analytics), aucun cookie publicitaire, aucun pixel de réseau social. Seuls peuvent être déposés des cookies strictement techniques nécessaires au fonctionnement du site (session, préférences d'affichage), exemptés de consentement préalable au sens de l'article 82 de la loi Informatique et Libertés.

8 · Vos droits

Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez à tout moment des droits suivants sur vos données personnelles :

• Droit d'accès · obtenir copie de vos données détenues par Soft'System AI SAS
• Droit de rectification · corriger toute donnée inexacte ou incomplète
• Droit à l'effacement · demander la suppression de vos données, sous réserve des obligations légales de conservation
• Droit à la limitation · demander la suspension du traitement de vos données
• Droit d'opposition · vous opposer au traitement pour motif légitime
• Droit à la portabilité · recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine
• Droit de retrait du consentement · retirer à tout moment votre consentement lorsque celui-ci fonde le traitement

Pour exercer ces droits, écrivez à contact@softsystem-ai.fr en précisant votre demande. Une réponse vous sera apportée dans un délai maximal d'un mois. En cas de désaccord, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL.

9 · Sécurité des données

Soft'System AI SAS met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des données personnelles : chiffrement TLS pour toutes les communications, contrôle d'accès strict, sauvegardes chiffrées, traçabilité des opérations sensibles, sensibilisation continue des collaborateurs.

En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour vos droits et libertés, Soft'System AI SAS notifiera la CNIL dans les 72 heures et vous informera dans les meilleurs délais.

10 · Mineurs

Le Site n'est pas destiné aux personnes mineures. Aucune donnée personnelle de mineur n'est sciemment collectée. Si vous estimez qu'un mineur nous a transmis des données sans autorisation parentale, écrivez à contact@softsystem-ai.fr pour une suppression immédiate.

11 · Évolution de la politique

La présente Politique de confidentialité peut faire l'objet d'évolutions pour refléter les changements de pratiques, de réglementation ou de fonctionnalités du Site. Toute modification substantielle vous sera signalée par un bandeau d'information visible sur le Site.

12 · Contact RGPD

Pour toute question relative au traitement de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter par :

• Courriel · contact@softsystem-ai.fr
• Voie postale · Soft'System AI SAS · Toulouse, France (adresse complète à compléter)